L’organisation du Tiers-Lieu Sud Touraine est toujours en cours d’amélioration. Afin de poser les bases d’une communication interne fluide et efficace, nous nous sommes réuni‧es pour faire le bilan de ce qui fonctionne bien et moins bien pour dégager des pistes d’amélioration !
Les pistes de réflexion
Dans un premier temps, les participant·es ont chacun‧e donné‧es leur avis concernant : le taux d’information, la pertinence des informations transmises, les outils utilisés, la transparence sur ce qui se fait au tiers-lieu et au niveau des décisions prises, la clarté de l’agenda et enfin la possibilité d’interaction entre les membres du tiers-lieu. Globalement, iels trouvent qu’il y a beaucoup d’informations transmises, mais (heureusement !) toutes les informations sont pertinentes. Le collectif a le sentiment de bien voir ce qu’il se passe au tiers-lieu et de ne pas rater d’informations importantes. Les rappels des dates des événements ont été très appréciés tout comme la possibilité d’avoir l’accès aux synthèses des divers ateliers. Concernant les points faibles de la communication interne, la sous-utilisation de Mattermost a été pointée du doigt. L’outil semble bien adapté pour changer de façon structurée à l’échelle de l’association, mais aujourd’hui peu d’échanges ont lieu dessus.
Les pistes d’amélioration
Les participant·es ont ensuite cherché des pistes d’amélioration de la communication. Selon eux, il pourrait être intéressant d’ajouter des formats vidéos à la lettre d’information pour la rendre plus dynamique. Concernant Mattermost, le groupe propose que Marie, la facilitatrice du tiers-lieu, effectue une rapide formation au sein de chaque bulle. Pour les mails internes, il pourrait être intéressant de créer une lettre d’information bimensuelle, voire hebdomadaire, à destination des membres du tiers-lieu. Cette lettre bimensuelle contiendrait des liens vers les synthèses des ateliers, les prochaines dates, etc. Cela permettrait d’avoir un mail unique comportant toutes les informations et non pas plusieurs mails au compte-gouttes. Certains membres aimeraient qu’on puisse passer à terme sur des outils libres en étant accompagné par une structure régionale. Le but serait de choisir des outils qui répondent au mieux à nos besoins !
Un point de vigilance a été mis en lumière, la protection des données dites “sensibles”. Une analyse va donc être réalisée à ce sujet. Nous souhaitons savoir où nous en sommes aujourd’hui et comment nous pouvons restreindre l’accès à ces données.
